2018年03月23日
《コラム》労務関係文書の保存期間~法人税申告決算は大阪の福永会計事務所~
大阪の税理士事務所 福永会計事務所
介護事業に特化!法人税申告・決算をサポート!福永会計事務所
大阪介護事業サポートセンター 介護事業所の設立から介護経営サポートまで!
《コラム》労務関係文書の保存期間
◆企業活動を行う際に作成される文書
企業で作成される文書は企業にとって重要な情報が多く含まれています。
その作成、保存、廃棄に至るまでは適切に管理する事が重要です。
特に顧客情報や人事・労務関係の個人情報に関連した 文書の管理、保存、廃棄については
個人情報保護法の趣旨をもふまえた細心の注意を払う事が必要です。
労働基準法第109条では労務に関連して作成される書類の 保存期限が取り上げられています。
労働者名簿、賃金台帳及び雇い入れに関する書類、解雇に関する書類、
災害補償や賃金その他の労働関係に関する重要な書類は 3年間保存する事が義務づけられています。
出勤簿やタイムカード等は労働に関する主要な書類に 該当するので3年間保存となります。
この3年間とは起算日も定められていて 労働者名簿であれば労働者の死亡、退職、又は解雇の日、 出勤簿やタイムカードは完結した日から起算する事になっています。
◆電子データの取り扱い
企業活動において社内文書を保管スペースや用紙のコスト削減等で、
可能な限り書面でなく電子データで保存する事が多くなってきています。
労働者名簿や賃金台帳も書面でなく電子データで保存する事も 多くなっていると思います。
これらの書類も電子データで保存する事は認められていますし、 保存期間も書面と同じとされています。
但し、取り扱いは一定の条件があり、労働基準法にかかる行政通達により示されています。
それによると故意や過失による消去、書き換え、及び混同ができないようにする事や
保存義務のある内容の画像情報を記録した日付、時刻等の情報も 同一の電子媒体に記録されこれらを参照できるようにしておく必要があります。
◆電子データ保存上の留意
電子画像情報は正確に記録し、かつ法定保存期間にわたって 保存できるようにしておきます。
そして書面の提出が必要な際には必要な事項が明らかになり、 取り出せるようになっている事が必要です。
電子データで保存する場合にはデータの不正な消去、 改ざんが行われないようなセキュリティー対策を講じておく事は大事でしょう。
介護事業に特化!法人税申告・決算をサポート!福永会計事務所
記帳代行980円から! 大阪経理・記帳代行センター
大阪介護事業サポートセンター 介護事業所の設立から介護経営サポートまで!
補助金・融資にも完全対応!各種許可申請対応!
提携:福永会計事務所
会社設立専門チーム・会社設立の手数料1,000円のみ! 顧問契約は不要!
運営:
---------------------
福 永 会 計 事 務 所
---------------------
「大阪 法人税申告」で検索!
中小企業庁認定
経営革新等支援機関
電話:06-6390-2031